Lista dos assuntos que se misturam
Na primeira semana anotamos, com cada pessoa, quais temas aparecem nos dois lugares. A lista costuma ter entre quinze e trinta linhas e surpreende quem a encomendou.
Consultoria para empresa familiar
Consultoria de empresa familiar, em atividade desde 2009
Somos uma consultoria de empresa familiar em atividade desde 2009. Quatro consultores, todos com passagem por diretoria de empresa de dono antes de entrar aqui.
A casa foi aberta em 2009. Somos quatro consultores fixos e uma pessoa de apoio administrativo. Os quatro passaram por diretoria de empresa de dono antes de entrar aqui — é de lá que vem o hábito de escrever pauta, convocar com prazo e fechar ata no mesmo dia.
Atendemos empresas familiares de porte médio, com três a dez sócios e uma diretoria já formada: distribuidoras, transportadoras, indústrias de embalagem e redes de serviço. A maior parte fica em São Paulo e no ABC; o interior do estado atendemos em semanas cheias, com as visitas agrupadas.
Trabalhamos com poucos clientes ao mesmo tempo, em geral seis por trimestre. Cada trabalho tem um consultor responsável do começo ao fim: quem entrevista é quem conduz a reunião e quem escreve o documento. Não repassamos o caso a outra pessoa no meio do caminho.
Um ciclo completo leva sete semanas e é dividido em duas frentes que andam juntas: a mesa da empresa, com regimento e pauta próprios, e a reunião de família, com regra de participação e frequência escritas. Cada encontro termina com meia página de ata e com a data do seguinte.
O que não fazemos: não damos parecer jurídico nem redigimos peça para processo; não cuidamos de imposto, folha ou escrituração; não indicamos advogado, banco ou seguradora, e não recebemos comissão por indicação; não participamos de negociação de compra e venda de participação entre sócios; e não conduzimos terapia familiar — quando o assunto sai do campo da empresa, dizemos isso na reunião e sugerimos procurar um profissional da área.
Cada assunto com endereço
Decisão da empresa na mesa da empresa; assunto de casa, na reunião de família.
Convocação por escrito
Data, hora e pauta enviadas antes, inclusive para a reunião de família.
Meia página de ata
Decisões numeradas e a data seguinte; o que passa disso ninguém lê.
Um responsável do começo ao fim
Quem entrevista é quem conduz a reunião e quem escreve o documento.
O que fazemos primeiro
Separar as duas pautas é trabalho de escrita, não de disciplina
Nenhuma família consegue combinar «não falar de empresa no almoço» e cumprir. O que funciona é dar a cada assunto um lugar próprio com data, pauta e registro — aí o almoço deixa de ser a única oportunidade.
Cada assunto ganha um dono e uma mesa
Assunto de empresa vai para a reunião da empresa; assunto de família, para a reunião de família. O que é dos dois entra nas duas pautas, com registro cruzado.
Reunião de família com convocação escrita
Data, hora, pauta enviada antes e alguém encarregado de anotar. Sem isso ela vira conversa de sobremesa e nada do que se decide sobrevive à semana.
Ata curta, sempre
Meia página por encontro: decisões numeradas, quem ficou com cada tarefa e a data seguinte. Ata longa ninguém lê; ata nenhuma ninguém lembra.
Canal combinado para o que é urgente
Combinamos por escrito o que pode ser tratado por mensagem, o que espera a reunião e quem decide quando não dá para esperar.
Revisão da divisão a cada semestre
A lista de assuntos muda sozinha com o tempo. Uma revisão marcada evita que a divisão feita hoje seja lembrada como uma regra antiga e injusta.
Vozes
Quem passou a ter duas reuniões em vez de uma conversa sem fim
Relatos de clientes ao fim do ciclo, publicados com a autorização de cada casa.
A reunião de família passou a acontecer fora do escritório. Parece detalhe e mudou o tom da conversa inteira.
A ata de meia página é lida por todos. A anterior tinha seis páginas e ninguém passava da primeira.
Combinar o que pode ir por mensagem e o que espera a reunião acabou com metade das discussões de fim de noite.
Os assuntos de fronteira entram nas duas pautas. Achei redundante no começo e hoje é a parte que mais uso.
Os assuntos da empresa estão voltando no almoço de domingo?
Conte quantas pessoas estão envolvidas e o que se repete. Devolvemos por escrito uma proposta de divisão para discutir. Se preferir falar: +55 11 95892-6956.
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